Employé·e de commerce : une fonction particulièrement polyvalente

L’employé·e de commerce constitue l’une des fonctions les plus polyvalentes du domaine administratif. Selon l’entreprise et le poste occupé, ses activités peuvent comprendre l’accueil, l’administration générale, la correspondance commerciale, le suivi des commandes, la facturation, le suivi commercial ou encore certaines opérations comptables. Cette polyvalence explique pourquoi cette fonction peut se retrouver dans des environnements professionnels très différents : PME, administrations publiques, banques, fiduciaires, assurances, immobilier, établissements de formation, entreprises industrielles et horlogères ou encore organisations actives dans le domaine de la santé. L’intitulé « employé·e de commerce » peut donc recouvrir des réalités assez différentes. Pour comprendre une offre, il est souvent plus pertinent d’examiner le contenu du poste et les responsabilités confiées que de s’arrêter uniquement à son titre.

Secrétaire administratif·ve : une fonction qui a largement évolué

Le métier de secrétaire est toujours présent sur le marché du travail, mais son cahier des charges a considérablement évolué.

Il ne se limite plus nécessairement à la correspondance ou à la prise d’appels. Selon l’organisation, une fonction de secrétariat peut associer gestion administrative, accueil, organisation de rendez-vous et de séances, suivi de dossiers, coordination interne, facturation ou soutien à une direction.

À Genève, ces fonctions peuvent notamment être exercées dans une entreprise privée, un cabinet, une administration, un établissement de santé, une école, une association ou encore une organisation internationale.

Dans une petite structure, le poste peut être très polyvalent. Dans une organisation plus importante, le secrétariat peut au contraire être rattaché à une unité, à un département ou à un service précis.

Cette évolution explique également la diversité des intitulés rencontrés dans les annonces : secrétaire administratif·ve, secrétaire d’unité, assistant·e administratif·ve, assistant·e de service ou assistant·e de direction peuvent parfois recouvrir certaines responsabilités communes.

Collaborateur·rice administratif·ve ou assistant·e : des fonctions présentes dans de nombreux services

Les fonctions de collaborateur·rice administratif·ve ou d’assistant·e sont présentes dans de nombreux types d’organisations genevoises. Leurs activités peuvent concerner le traitement administratif de dossiers, la préparation de documents, la correspondance, la facturation, le suivi de clients et de fournisseurs, l’organisation de séances ou encore la coordination entre plusieurs interlocuteurs.

La particularité de ces fonctions est qu’elles peuvent être rattachées à pratiquement n’importe quel service.

Un·e assistant·e administratif·ve peut par exemple travailler auprès d’une direction, d’un service commercial, d'un département immobilier, d’une équipe technique, d’un service financier, d’une administration publique ou d’une organisation internationale.

La fonction reste donc administrative, mais son contenu dépend largement de l’environnement professionnel dans lequel elle est exercée.

Gestionnaire de dossiers : une fonction davantage orientée vers le suivi administratif

La fonction de gestionnaire de dossiers est particulièrement présente dans les organisations qui doivent traiter un volume important de demandes, de prestations ou de procédures. On retrouve notamment ce type de poste dans les administrations publiques, les assurances, les organismes sociaux, les établissements de santé, les banques, les grandes entreprises ou certains services à la clientèle. Le travail peut comprendre la réception et la vérification de documents, la constitution et le suivi de dossiers, le traitement de demandes, la correspondance avec différents interlocuteurs ou encore l’application de procédures internes.

La fonction se distingue ainsi d’un secrétariat polyvalent par une activité généralement davantage centrée sur le traitement, le suivi et la gestion administrative de dossiers spécifiques.

Assistant·e commercial·e : à l’interface entre administration et activité commerciale

Certaines fonctions administratives sont directement liées à l’activité commerciale de l’entreprise. Un poste d’assistant·e commercial·e peut associer préparation d’offres, traitement des commandes, facturation, suivi des clients, gestion de documents commerciaux et coordination avec les équipes de vente.

Dans le canton de Genève, ces fonctions peuvent notamment être rencontrées dans les entreprises de services, le commerce, l’immobilier, l’industrie, l’horlogerie, les sociétés actives à l’international ou encore certaines PME. Selon les entreprises, des fonctions proches peuvent être publiées sous les intitulés « administration des ventes », « assistant·e en administration commerciale », « collaborateur·rice en facturation », « sales support » ou encore « employé·e de commerce ». Ces postes illustrent particulièrement bien la diversité du domaine administratif : la fonction reste administrative, mais elle s’exerce directement au cœur du fonctionnement commercial de l’entreprise.

Des fonctions administratives de plus en plus spécialisées

Le domaine administratif comprend également des fonctions progressivement plus spécialisées. Avec une première expérience professionnelle et une formation administrative, il est possible d’évoluer vers des domaines comme l’assistanat de direction, les ressources humaines, la comptabilité, l’administration des ventes, les achats, la logistique, la gestion de projets ou encore certaines fonctions liées au marketing et à la communication.

À Genève, la dimension internationale de nombreuses entreprises et organisations peut également rendre particulièrement utiles certaines compétences complémentaires, notamment la maîtrise des langues ou la capacité à travailler avec des interlocuteurs issus d’environnements professionnels différents. Une première expérience professionnelle, complétée par une formation administrative, ne conduit donc pas uniquement à des fonctions généralistes. Elle peut également constituer le point de départ d’un parcours vers des postes progressivement plus spécialisés et comportant davantage de responsabilités.