Le travail administratif implique fréquemment de gérer plusieurs activités en parallèle.
Au cours d’une même journée, une personne peut devoir répondre à des courriels, préparer un document, traiter une demande, vérifier une facture, organiser un rendez-vous et suivre plusieurs dossiers en attente.
La difficulté ne consiste donc pas uniquement à savoir effectuer chacune de ces tâches. Elle réside également dans la capacité à déterminer dans quel ordre elles doivent être traitées.
Certaines demandes sont urgentes, d’autres dépendent d’un délai précis, tandis que certaines nécessitent l’intervention préalable d’un collègue ou d’un autre service.
L’organisation devient alors une véritable compétence professionnelle. Elle permet de planifier son activité, de hiérarchiser les priorités, de respecter les échéances et d’éviter qu’une demande ou un dossier ne soit oublié.
Dans un métier administratif, être organisé ne signifie donc pas simplement avoir un espace de travail bien rangé. Il s’agit surtout de conserver une vision claire des tâches en cours et de savoir gérer simultanément plusieurs responsabilités.
Il n’est pas nécessaire d’être spécialiste de chaque logiciel pour exercer une fonction administrative. Le niveau attendu dépend principalement du poste et des tâches à réaliser.
Microsoft Word est utilisé pour créer et mettre en forme des lettres, rapports, procédures, procès-verbaux et différents documents professionnels. Certaines fonctions peuvent également nécessiter l’utilisation de tableaux, de modèles, de documents longs ou du publipostage.
Microsoft Excel est fréquemment utilisé pour créer des tableaux de suivi, effectuer des calculs, organiser des données ou produire certaines statistiques. Toutes les fonctions ne demandent pas un niveau avancé, mais une utilisation autonome des fonctionnalités courantes constitue un avantage dans de nombreux postes.
Microsoft Outlook ne sert quant à lui pas uniquement à envoyer des courriels. Dans un environnement professionnel, il est également utilisé pour gérer des agendas, des rendez-vous, des invitations, des contacts ou encore des boîtes aux lettres partagées.
L’objectif n’est donc pas de connaître toutes les fonctionnalités de ces logiciels, mais de pouvoir les utiliser avec suffisamment d’autonomie pour accomplir efficacement les activités liées à son poste.
Même avec la multiplication des outils numériques, une grande partie de la relation professionnelle continue de passer par l’écrit.
Courriels, lettres, confirmations, demandes d’informations, devis, suivis de commandes ou réclamations doivent être rédigés de manière claire, structurée et adaptée au destinataire.
Dans une fonction administrative ou commerciale, les situations sont nombreuses. Une demande de renseignements peut nécessiter une réponse précise, une commande une confirmation, une livraison un suivi ou une réclamation une communication professionnelle adaptée.
À cela s’ajoutent les échanges internes, convocations, comptes rendus, procédures ou procès-verbaux.
Bien rédiger ne signifie donc pas uniquement maîtriser l’orthographe. Il faut savoir structurer un message, sélectionner les informations pertinentes, adopter le ton approprié et permettre au destinataire de comprendre rapidement la situation et l’action attendue.
La correspondance professionnelle reste ainsi une compétence essentielle dans de nombreuses fonctions administratives.
Travailler dans l’administration ne signifie pas travailler uniquement devant un ordinateur.
De nombreuses fonctions impliquent des interactions régulières avec des clients, fournisseurs, usagers, patients, partenaires ou collègues. Il faut pouvoir accueillir une personne, comprendre sa demande, fournir une information, transmettre une situation au bon interlocuteur ou encore gérer une demande plus délicate.
La qualité de la communication influence directement la qualité du service fourni. Une personne peut parfaitement maîtriser les outils informatiques et les procédures administratives, mais rencontrer des difficultés si elle ne parvient pas à communiquer clairement avec ses interlocuteurs.
Dans certaines fonctions, le personnel administratif constitue même le premier point de contact entre une organisation et ses clients ou usagers. La manière d’accueillir, d’écouter et de répondre participe alors directement à l’image de l’entreprise ou de l’institution.
L’administration occupe souvent une position transversale au sein d’une organisation.
Une personne travaillant dans ce domaine peut être en relation avec la direction, la comptabilité, les ventes, les ressources humaines, la logistique ou différents responsables opérationnels.
Une commande enregistrée par l’administration peut par exemple devoir être transmise à la logistique puis à la facturation. Une demande reçue d’un client peut concerner un commercial, tandis qu’un document relatif à un collaborateur devra être transmis aux ressources humaines.
Le fonctionnement collectif dépend donc en grande partie de la bonne circulation de l’information.
Autonomie et travail en équipe ne sont pas contradictoires. Un profil administratif doit pouvoir prendre en charge ses propres responsabilités tout en restant intégré au fonctionnement général de l’organisation.
Cela dépend du poste et de l’environnement professionnel.
Dans une organisation travaillant principalement avec une clientèle francophone, une excellente maîtrise du français peut constituer l’exigence linguistique principale.
Dans d’autres entreprises, notamment celles qui travaillent dans plusieurs régions de Suisse ou à l’international, la connaissance de l’allemand ou de l’anglais peut représenter un avantage important, voire constituer un critère d’engagement.
Le niveau réellement nécessaire dépend également de l’utilisation de la langue. Comprendre occasionnellement un courriel simple ne demande pas le même niveau que participer à une réunion, rédiger des documents professionnels ou gérer quotidiennement une clientèle dans une autre langue.
Les langues étrangères peuvent donc constituer un facteur différenciant, mais elles ne représentent pas une exigence identique pour l’ensemble des métiers administratifs.
Dans le monde professionnel, on distingue souvent les compétences techniques, parfois appelées « hard skills », des qualités personnelles ou « soft skills ».
Les compétences techniques correspondent aux savoir-faire directement mobilisables dans le poste : utiliser Word ou Excel, rédiger une correspondance professionnelle, gérer un dossier, établir une facture, utiliser un logiciel métier ou appliquer une procédure.
Les qualités personnelles concernent davantage la manière dont ces activités sont réalisées : organisation, rigueur, autonomie, capacité d’adaptation, communication ou collaboration.
Dans la pratique, ces deux dimensions sont étroitement liées. Une personne très organisée mais ne maîtrisant pas les outils nécessaires rencontrera rapidement des difficultés. À l’inverse, une excellente maîtrise d’Excel ne suffit pas si les délais ne sont pas respectés ou si les informations ne sont pas correctement transmises aux autres services.
Un profil administratif solide repose donc sur un équilibre entre compétences métier, organisationnelles, numériques et relationnelles.
Une formation professionnelle diplômante permet d’acquérir de manière structurée les principales compétences nécessaires à l’exercice de nombreuses fonctions administratives.
Selon le parcours, elle peut notamment développer la bureautique, la correspondance professionnelle, l’organisation administrative, la gestion documentaire, le suivi de dossiers ainsi que certaines connaissances commerciales ou comptables.
Le CFPA – Centre de Formations Professionnelles pour Adultes propose à Lausanne plusieurs parcours dans les domaines du secrétariat, de l’administration et du commerce : Diplôme de secrétariat, Diplôme de commerce et préparation au CFC d’employé·e de commerce pour adultes selon l’art. 32 OFPr.
Ces formations permettent d’acquérir ou de consolider les compétences professionnelles correspondant aux différentes fonctions administratives et de les développer ensuite progressivement avec la pratique et l’expérience professionnelle.
